SECRETARIAS TÉCNICAS

Alta especialización en eventos autofinanciados. Todos los servicios integrados a coste cero

Eventos Coste Cero

Somos especialistas en congresos autofinanciados mediante las inscripciones, por lo que el evento no supone ningún coste para la Organización

Nosotros nos ocupamos

Nos integramos en el equipo de trabajo del evento, pudiendo desarrollar todas las tareas no científicas del mismo

Dedíquese a lo importante

Facilitamos a los promotores disfrutar el evento académicamente y dedicarse a las relaciones personales y profesionales durante el mismo

Somos especialistas

Diseño y desarrollo integral de eventos

Un Congreso Científico es un inigualable “escaparate” para investigadores, docentes, departamentos y grupos de investigación, una magnífica oportunidad de conocer a personas e instituciones afines en lo académico y una oportunidad de promoción personal y colectiva, sin duda un buen empujón al CV en cualquier proceso de acreditación personal o institucional.

El problema

Un congreso científico surge generalmente de la unión de voluntades e inquietudes de un grupo de personas que conforman un órgano promotor. Pero estas personas generalmente tiene sus propias tareas y obligaciones profesionales que imposibilitan la dedicación necesaria para afrontar el proyecto, por lo que es habitual que desde este órgano promotor se promueva equipos de trabajo formados por voluntarios, personal del departamento o grupo de investigación, doctorandos, etc.,

Pero la experiencia nos dice que al final solo un pequeño % de personas se implica realmente en un proyecto tan excepcional como es un congreso científico. Esto, unido a la falta de experiencia y especialización en el sector hace que cada tarea por realizar se convierta en un reto, cada inconveniente se convierta en un gran problema y un evento que se inicia con ilusión y buenas expectativas puede convertirse en algo que se desea termine cuanto antes. Lo habitual es que las personas que conforma este grupo promotor terminen asumiendo cargas de trabajo adicional al propio, no previstas ni deseadas, que se prolonga durante meses con picos de alta disponibilidad.

Estas circunstancias (habituales) unidas a los bajos o inexistentes recursos económicos institucionales y el handicap burocrático inherente a cualquier institución pública son las principales trabas a las que se enfrenta un proyecto de inicio y en muchas ocasiones son suficientes para que una buena idea no fructifique.

¿Entonces?

El departamento de Secretarías Técnicas de Egregius nace con la vocación de servir de herramienta útil y efectiva para la comunidad académica. Una herramienta que facilita de forma integral todas aquellas labores no académicas que implica el desarrollo de un Congreso Científico, y que resuelve estas tre trabas expuestas (recursos humanos, burocracia institucional y financiación) aportando fórmulas con éxito contrastado y la experiencia de más de 15 años en el sector.

Nuestra labor es conseguir que esa carga de trabajo que recaería en los promotores del evento sea llevadera durante todo el proceso y se limite a la supervisión, tareas de RRPP y tareas de carácter científico. Además nuestra gestión posibilita algo tan lógico como que durante el desarrollo físico del evento, los promotores del mismo, puedan disfrutarlo académicamente y dedicarse a las relaciones personales y profesionales que surjan. Nuestro trabajo empieza antes de la primera comunicación pública y finaliza varios meses después de la celebración del congreso.

Estamos especializados en congresos autofinanciados mediante las propias inscripciones, de tal forma que el Órganos Promotor no tenga que invertir ningún recursos económico en ningún momento del proceso.

Nos integramos en el equipo de trabajo del evento, desarrollando todas las tareas no científicas:

  • Imagen corporativa
  • Diseños de folletos y cartelería
  • Documentación
  • Elaboración web
  • Creación de mailings con bases de datos propias o nuevas bases de datos creadas para el evento
  • Gestión integral de las inscripciones incluidos el cobro, gestión de textos de ponencias y resúmenes mediante plataforma web
  • Elaboración de actas y pre-actas, libros monográficos y de simposio
  • Edición en papel y digital con editorial propia
  • Logística integral del evento
  • Relación con asistentes e invitados durante todo el proceso
  • Relación y pago a proveedores,
  • etc.

Nuestro Trabajo

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